Lembras-te daquela altura em que andávamos sempre com um caderno connosco? Ou uma agenda? Ou até aquelas agendas digitais com ecrã a preto e branco que tinham um calendário e por isso toda a gente queria uma? Pois é, esses tempos já foram. Hoje em dia, com a evolução da internet, computadores e smartphones, podes contar com o apoio de diferentes ferramentas de produtividade para te apoiar no teu dia-a-dia.
O que são ferramentas de produtividade?
São softwares, aplicações ou outros que te permitem diminuir o teu trabalho e aumentar a produtividade. Assim, podes aproveitar esse tempo livre para investires mais em ti e na tua empresa. Estas podem facilitar o teu dia-a-dia através de automatização, simplificação e organização de tarefas.
Continua a ler para descobrires como podes aproveitar estas ferramentas ao máximo!
Como aumentar a produtividade com ferramentas digitais?
Existem certamente muitas formas de usar estas ferramentas para aumentar a tua produtividade. No entanto, deves seguir uma linha de decisão, como a seguinte:
- Analisa o teu tempo para entenderes quais as tarefas que mais te ocupam;
- Verifica quais destas tarefas podem ser delegadas;
- Pergunta-te: qual o objetivo das restantes?
- Consoante os objetivos, considera automatizar estas tarefas;
- Se não for possível, então organiza e tipifica para conseguires cortar ao máximo as perdas no fluxo de trabalho.
Por exemplo, imagina que tens que enviar uma fatura a um cliente que tem uma avença ou subscrição todos os meses. Tens duas opções:
- Todos os meses, abrir o software de faturação, criar a fatura e enviar ao cliente — 10 a 15 minutos;
- Automatizar o sistema de modo a enviar aquela fatura todos os meses para o email do cliente — 0 minutos.
Agora, se tiveres 10 clientes com esta situação, são 100 a 150 minutos (~2 horas) que gastas por mês a enviar faturas, quando esse tempo poderia ser aproveitado para outras tarefas mais importantes, como a divulgação da empresa, procura e reuniões com novos clientes ou otimizar custos de produção.
Ferramentas de produtividade pessoal
Apesar de estarmos a falar em termos de trabalho, é também importante manteres a tua vida pessoal em ordem. Caso contrário, será difícil aplicares o tempo que necessitas a trabalhar, principalmente quando tens o teu próprio negócio.
Any.Do
O Any.Do é uma aplicação multiplataforma poderosa para a gestão da tua agenda pessoal e até empresarial. Esta aplicação permite criar listas de tarefas, de compras, entre outras. Tem também a opção de tagging para que possas dividir as tuas tarefas por etiquetas, por exemplo, consoante a prioridade.
Além destas funcionalidades, possui também integração com várias plataformas, como o Gmail, Outlook, WhatsApp e mais 3000 outras através do Zappier. Assim, quando receberes, por exemplo, um email, podes configurar o AnyDo para criar uma tarefa automática.
Por fim, uma funcionalidade que uso todos os dias, e que facilita imenso a minha organização: o Any.Do Moment. Todas as manhãs, a aplicação para smartphone vai perguntar-te quais as tarefas que pretendes fazer hoje e quais as que pretendes adiar. Podes também marcar como já feitas ou usar o modo de focus para não existirem interrupções enquanto estás a trabalhar em algo em específico.
Esta ferramenta está disponível gratuitamente, tendo também disponível uma subscrição premium desde $2,99/mês.
HourStack
O HourStack é uma ferramenta de gestão de tempo pensada para a flexibilidade. Se tens dificuldade em gerir o teu tempo e em encontrar motivação para terminar as tuas tarefas, esta é a ferramenta para ti!
O HourStack tem várias funcionalidades POSSANTES para organizar o teu dia:
- Integração multiplataformas (calendários, Asana, Hubspot, entre outros) para organizares tudo num só sítio;
- Registo de horas gastas em tempo real;
- Previsão de tempo vs. tempo gasto;
- Relatórios personalizáveis, tanto para os teus clientes como para encontrares falhas na gestão de tempo do teu negócio e poderes corrigir;
- Entre outras.
O HourStack permite também uma filtragem excelente, por clientes, tags, projetos ou um misto de todos. É tão simples de usar que não ocupa uma quantidade relevante de tempo, mesmo que pretendas organizar uma semana inteira de antemão.
O Hourstack tem uma versão de teste, após a qual os planos começam desde $9.
Gostaste deste artigo? Então prepara-te, porque para a semana tenho mais ferramentas para ti!
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